POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU WAREHOUSE.ONLINE

Jak czytać ten dokument

Warehouse.Online to platforma B2B. Umowy zawierają między sobą przedsiębiorcy, a dane samych firm nie są danymi osobowymi. Ale za każdą firmą stoją ludzie: osoby reprezentujące spółkę, pracownicy wskazani do awizacji transportu, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Ich dane chroni RODO i właśnie o nich jest ta polityka.

Dokument opisuje trzy rzeczy: jakie dane zbieramy, po co je przetwarzamy i co możesz z tym zrobić. Osobno, w sekcji 6, opisaliśmy wykorzystanie danych do rozwoju platformy - bo to cel, którego nie chcemy chować między wierszami.

Pojęcia pisane wielką literą (Serwis, Użytkownik, Gospodarz, Rezerwujący, Konto, Kontrakt, Chat, Oferta) mają znaczenie nadane im w § 2 Regulaminu.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:

Warehouse.Online Sp. z o.o.
ul. Kościuszki 10/1, 05-500 Piaseczno
KRS 0000922140 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS)
NIP 5272970985, REGON 389972820

Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected]

Inspektor Ochrony Danych: Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt na wskazany wyżej adres e-mail.

RODO oznacza w tym dokumencie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

2. Czyje dane przetwarzamy

Przetwarzamy dane następujących kategorii osób:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (JDG), które rejestrują Konto jako Użytkownicy - w tym przypadku dane firmowe są jednocześnie danymi osobowymi,
• osób reprezentujących Użytkowników będących spółkami lub innymi jednostkami organizacyjnymi (członkowie zarządu, prokurenci, pełnomocnicy),
• pracowników i współpracowników Użytkowników wskazanych jako osoby kontaktowe, w tym osób prowadzących komunikację na Chacie i odpowiedzialnych za awizację transportu,
• osób odwiedzających Serwis bez zakładania Konta,
• osób zgłaszających naruszenia w trybie § 16 Regulaminu (DSA),
• kandydatów do pracy i współpracy aplikujących przez zakładkę Kariera lub bezpośrednio na adres e-mail,
• osób kontaktujących się z nami w sprawach handlowych, reklamacyjnych lub w ramach programu MVP.

3. Skąd mamy dane

Bezpośrednio od Ciebie - przy rejestracji Konta, uzupełnianiu Cennika Ofertowego, definiowaniu parametrów towaru, korzystaniu z Chatu, kontakcie mailowym, zgłaszaniu reklamacji, aplikowaniu na ogłoszenie.

Z publicznych rejestrów - weryfikacja NIP w bazach CEIDG, GUS oraz VIES jest obowiązkowym elementem aktywacji Konta (§ 3 ust. 1 Regulaminu). W przypadku Użytkowników spoza Polski weryfikujemy dane w rejestrach przedsiębiorców właściwych dla państwa siedziby. Pobieramy stamtąd dane identyfikacyjne firmy oraz, w przypadku JDG, dane osoby prowadzącej działalność.

Od innego Użytkownika - jeżeli Gospodarz lub Rezerwujący wskaże Cię jako osobę kontaktową do realizacji Kontraktu, otrzymamy Twoje imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu od niego. Obowiązek poinformowania Cię o tym spoczywa w pierwszej kolejności na tym Użytkowniku (art. 14 RODO), ale niniejsza polityka spełnia ten obowiązek również po naszej stronie.

Automatycznie - z Twojej przeglądarki i urządzenia w momencie korzystania z Serwisu (szczegóły w sekcji 13).

4. Jakie dane przetwarzamy

Nie przetwarzamy w Serwisie danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO). Prosimy o niezamieszczanie takich informacji w Chacie, formularzach ani korespondencji.

5. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

5.1 Świadczenie usługi drogą elektroniczną

Cel: Utworzenie i prowadzenie Konta, udostępnianie funkcji Serwisu, prezentacja i kojarzenie Ofert, obsługa procesu rezerwacji, generowanie dokumentów, udostępnienie Chatu.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - dla Użytkowników będących osobami fizycznymi (JDG), z którymi zawieramy umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną. Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - dla osób reprezentujących Użytkowników instytucjonalnych i osób kontaktowych; uzasadnionym interesem jest wykonanie umowy zawartej z podmiotem, który te osoby reprezentują.

Okres: Przez czas posiadania aktywnego Konta, a po jego usunięciu - do upływu terminów przedawnienia roszczeń (sekcja 5.6).

5.2 Weryfikacja statusu przedsiębiorcy i tożsamości reprezentantów

Cel: Sprawdzenie NIP w CEIDG, GUS i VIES, potwierdzenie statusu B2B, weryfikacja umocowania osób działających w imieniu Użytkownika, weryfikacja polisy OC Gospodarza.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes w postaci zapewnienia, że Serwis pozostaje platformą wyłącznie B2B (§ 1 ust. 4 Regulaminu) i ochrony pozostałych Użytkowników przed nierzetelnymi kontrahentami.

Okres: Przez czas posiadania Konta; wynik weryfikacji przechowujemy jako dowód dochowania należytej staranności do upływu terminów przedawnienia.

5.3 Rozliczenia, fakturowanie i obowiązki podatkowe

Cel: Naliczenie i rozliczenie Prowizji, wystawienie faktur, w tym w Krajowym Systemie e-Faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości, ustawą o podatku od towarów i usług oraz Ordynacją podatkową.

Okres: 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości); dla dokumentacji podatkowej - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).

Administrator nie pośredniczy w płatnościach między Użytkownikami i nie przyjmuje ich środków (§ 6 ust. 9 Regulaminu). Opłata Rezerwacyjna trafia bezpośrednio na rachunek Gospodarza, a my odnotowujemy wyłącznie fakt jej potwierdzenia w systemie.

5.4 Bezpieczeństwo Serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom

Cel: Utrzymanie ciągłości działania, wykrywanie i blokowanie ataków, prób przejęcia Kont, botów i nadużyć; prowadzenie logów; wykrywanie naruszeń zakazu omijania platformy (§ 11 Regulaminu), w tym sztucznego zaniżania wartości Cennika Ofertowego.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes w postaci ochrony infrastruktury, danych Użytkowników oraz przychodów Administratora.

Okres: Logi bezpieczeństwa: 12 miesięcy. Dane związane z konkretnym incydentem lub podejrzeniem naruszenia: do zakończenia postępowania wyjaśniającego i upływu terminu przedawnienia roszczeń.

Wykrywanie naruszeń § 11 Regulaminu opiera się na analizie danych transakcyjnych i wzorców korzystania z Serwisu - na przykład nagłego przerwania procesu rezerwacji po ujawnieniu danych kontaktowych czy rozbieżności między parametrami zapytania a finalną wartością Oferty. Analiza może być wspierana automatycznie, ale decyzja o zawieszeniu lub blokadzie Konta nigdy nie zapada wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania (szczegóły w sekcji 10).

5.5 Obsługa reklamacji, zgłoszeń DSA i moderacja treści

Cel: Rozpatrywanie reklamacji technicznych (§ 13 Regulaminu), przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń nielegalnych treści, prowadzenie wewnętrznego systemu rozpatrywania skarg, przekazywanie uzasadnień decyzji moderacyjnych, sprawozdawczość.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 16, 17, 20, 23 i 24 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (DSA) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie reklamacji technicznych.

Okres: Dokumentacja zgłoszenia i decyzji: co najmniej 6 miesięcy od dnia decyzji (termin na skargę z art. 20 DSA), nie krócej niż do zamknięcia okresu sprawozdawczego, w którym zgłoszenie zostało rozpatrzone.

Zgodnie z § 7 ust. 4 Regulaminu nie monitorujemy treści rozmów prowadzonych na Chacie. Dostęp do historii komunikacji uzyskujemy wyłącznie w trzech sytuacjach: zgłoszenia sporu przez Użytkownika, złożenia reklamacji lub uzasadnionego podejrzenia naruszenia Regulaminu. Każdy taki dostęp jest odnotowywany.

5.6 Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Cel: Dochodzenie należnej Prowizji, dochodzenie kar umownych z § 11 Regulaminu, obrona przed roszczeniami Użytkowników, dowodzenie treści i momentu zawarcia Kontraktu.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Okres: Do upływu terminu przedawnienia. Roszczenia Administratora wobec Użytkowników związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat (art. 118 Kodeksu cywilnego). Dane dotyczące zakazu omijania platformy przechowujemy przez okres obowiązywania zakazu, tj. 12 miesięcy od pierwszego skojarzenia Stron, powiększony o okres przedawnienia roszczenia o karę umowną.

Roszczenia z samego Kontraktu, czyli między Gospodarzem a Rezerwującym, przedawniają się z upływem roku (art. 859⁹ Kodeksu cywilnego). Nie jesteśmy stroną tych roszczeń, ale dane niezbędne do wykazania, kiedy i na jakich warunkach Kontrakt został zawarty, przechowujemy dłużej - z uwagi na możliwe spory z naszym udziałem.

5.7 Rozwój i doskonalenie platformy

Ten cel opisujemy szczegółowo w sekcji 6.

5.8 Marketing własnych usług i komunikacja handlowa

Cel: Informowanie o nowych funkcjach Serwisu, zaproszenia do programu MVP, newsletter, badanie satysfakcji.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - marketing bezpośredni własnych usług. Wysyłka na wskazany kanał komunikacji wymaga odrębnie zgody na podstawie art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej.

Okres: Do zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody na kanał komunikacji, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

Wycofanie zgody i sprzeciw są bezpłatne i realizowane w każdej wiadomości przez link rezygnacji oraz na adres kontaktowy z sekcji 1.

5.9 Program MVP i wczesny dostęp

Cel: Prowadzenie programu wczesnych użytkowników, zbieranie i opracowywanie uwag, prowadzenie testów funkcjonalnych, kontakt z uczestnikami.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie realizacji uzgodnionych warunków uczestnictwa oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie opracowywania zebranych uwag.

Okres: Do zakończenia programu, a zebrane uwagi w formie zanonimizowanej - bezterminowo.

5.10 Rekrutacja

Cel: Prowadzenie procesu rekrutacyjnego na stanowiska ogłoszone w zakładce Kariera oraz obsługa aplikacji spontanicznych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy - w zakresie danych, których żądanie jest dopuszczalne. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda na dane przekazane ponad wymagany zakres oraz zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach.

Okres: Do zakończenia rekrutacji na dane stanowisko, a w razie zgody na przyszłe rekrutacje - 12 miesięcy od jej wyrażenia.

Formularz aplikacyjny zawiera odrębną klauzulę informacyjną. Nie wymagamy CV na pierwszym etapie i prosimy o nieprzesyłanie danych wykraczających poza zakres opisany w ogłoszeniu.

6. Rozwój platformy Warehouse.Online

Warehouse.Online jest produktem w budowie. Bez wglądu w to, jak Serwis jest realnie używany, nie da się poprawić algorytmu dopasowania Ofert, wychwycić błędów w wycenie ani zaprojektować funkcji, których Użytkownicy faktycznie potrzebują. Traktujemy ten cel jako odrębny i opisujemy go wprost, zamiast ukrywać pod hasłem „świadczenie usługi".

6.1 Podstawa prawna

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwoju, testowaniu, zabezpieczaniu i doskonaleniu Serwisu oraz na budowie wiarygodnych mechanizmów wyceny i dopasowania.

Rozwój produktu nie jest objęty podstawą z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nie twierdzimy, że jest niezbędny do wykonania umowy z Tobą. Przeprowadziliśmy test równowagi (ocenę, czy nasz interes nie jest nadrzędny wobec Twoich praw i wolności) i udostępniamy jego podsumowanie na żądanie skierowane na adres z sekcji 1.

6.2 Jakie dane wykorzystujemy

• dane techniczne i telemetryczne: zdarzenia interfejsu, czasy odpowiedzi, błędy i wyjątki aplikacji, typ urządzenia i przeglądarki,
• parametry wyszukiwań i zapytań ofertowych: lokalizacja i promień, liczba i typ jednostek paletowych, deklarowane okno czasowe, wybrane usługi dodatkowe,
• dane cennikowe i transakcyjne: struktura stawek, poziom wypełnienia Cennika Ofertowego, konwersja Ofert, przyczyny odrzucenia, statusy rezerwacji,
• uwagi, zgłoszenia błędów i opinie przekazane nam świadomie, w tym w ramach programu MVP.

6.3 Czego nie wykorzystujemy do rozwoju

Treści rozmów prowadzonych na Chacie. Nie analizujemy ich w celach produktowych, nie budujemy na nich statystyk i nie wykorzystujemy ich do trenowania jakichkolwiek modeli. Dostęp do Chatu podlega wyłącznie regułom z § 7 ust. 4 Regulaminu, opisanym w sekcji 5.5.

Treści dokumentów i korespondencji handlowej przekazywanych między Stronami Kontraktu.

Danych osobowych w postaci umożliwiającej identyfikację, jeżeli cel analityczny da się osiągnąć na danych zagregowanych - a w praktyce prawie zawsze się da.

6.4 Jak to robimy

Zasadą jest praca na danych zagregowanych lub pseudonimizowanych. Identyfikatory Użytkowników zastępujemy identyfikatorami technicznymi, a wyniki analiz utrwalamy w formie zbiorczych statystyk, które nie pozwalają na powiązanie z konkretną osobą ani firmą.

W ramach tego celu:

• prowadzimy analitykę produktową i statystykę korzystania z funkcji,
• testujemy warianty interfejsu i procesu rezerwacji (testy A/B),
• kalibrujemy algorytmy dopasowania Ofert oraz mechanizm kalkulacji ceny na podstawie Cenników Ofertowych,
• budujemy zbiorcze modele popytu, sezonowości i poziomu cen rynkowych,
• diagnozujemy błędy zgłoszone przez Użytkowników i wykryte automatycznie,
• planujemy rozwój funkcjonalny na podstawie tego, które funkcje są faktycznie używane.

Wykorzystanie narzędzi uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji: Administrator nie wykorzystuje obecnie danych Użytkowników do trenowania modeli uczenia maszynowego. Wprowadzenie takiego przetwarzania zostanie poprzedzone aktualizacją niniejszej Polityki i poinformowaniem Użytkowników z 14-dniowym wyprzedzeniem.

6.5 Twoje prawo sprzeciwu

Ponieważ przetwarzanie w celu rozwoju platformy opiera się na uzasadnionym interesie, masz prawo wnieść sprzeciw w dowolnym momencie (art. 21 ust. 1 RODO), bez podawania przyczyny. Wystarczy wiadomość na adres z sekcji 1.

Po wniesieniu sprzeciwu wyłączamy Twoje dane z analiz produktowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów. Sprzeciw nie wpływa na możliwość korzystania z Serwisu - nie warunkujemy dostępu do platformy zgodą na jej rozwój. Sprzeciw nie obejmuje danych już zanonimizowanych, bo te przestały być danymi osobowymi i nie da się ich technicznie wycofać.

W przypadku przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego (sekcja 5.8) sprzeciw jest bezwzględny - honorujemy go zawsze i natychmiast.

6.6 Faza ALPHA i MVP

Serwis znajduje się w fazie budowy i testów funkcjonalnych, co komunikujemy na każdej podstronie. W praktyce oznacza to, że w środowisku alpha mogą wystąpić błędy, przerwy w dostępie oraz operacje na danych testowych. Nie zalecamy wprowadzania do środowiska testowego danych, których utrata lub ujawnienie byłyby dla Ciebie dotkliwe. O przejściu do środowiska produkcyjnego oraz o zasadach migracji danych poinformujemy odrębnie.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

Podmiotom przetwarzającym działającym na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia spełniających wymogi art. 28 RODO:

Odrębnym administratorom, którym dane udostępniamy, a nie powierzamy:

• drugiej Stronie transakcji - na zasadach opisanych w sekcji 8,
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa: organom podatkowym, sądom, organom ścigania, Prezesowi UODO, koordynatorowi do spraw usług cyfrowych,
• bankom i operatorom płatności - wyłącznie w zakresie rozliczeń Prowizji między nami a Gospodarzem,
• podmiotom świadczącym usługi pocztowe i kurierskie.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich brokerom danych ani sieciom reklamowym.

8. Wzajemne udostępnianie danych między Użytkownikami

To jeden z kluczowych mechanizmów Serwisu, więc opisujemy go osobno.

Przed potwierdzeniem Oferty dane identyfikacyjne Gospodarza i dokładny adres magazynu pozostają niejawne. W wynikach wyszukiwania prezentowana jest wyłącznie przybliżona lokalizacja obiektu (§ 4 ust. 6 Regulaminu).

Po potwierdzeniu Oferty przez Gospodarza, gdy status rezerwacji zmienia się na „Do opłacenia", Strony uzyskują wzajemny dostęp do pełnych danych rejestrowych, danych osób kontaktowych oraz dokładnego adresu magazynu. Jest to niezbędne do zaplanowania transportu i wykonania Kontraktu.

Od tego momentu Gospodarz i Rezerwujący są względem siebie odrębnymi administratorami danych osób wyznaczonych do kontaktu (§ 15 ust. 4 Regulaminu). Nie jesteśmy podmiotem przetwarzającym na ich zlecenie. Każda ze Stron odpowiada samodzielnie za:

• spełnienie obowiązku informacyjnego wobec własnych pracowników i współpracowników, których dane udostępniła (art. 13 i 14 RODO),
• zgodność własnego przetwarzania z RODO,
• usunięcie danych drugiej Strony po ustaniu celu ich przetwarzania.

Nie odpowiadamy za to, co druga Strona zrobi z danymi, które otrzymała za pośrednictwem Serwisu. Odpowiadamy za to, że udostępniamy je w minimalnym niezbędnym zakresie i dopiero w momencie, w którym stają się potrzebne.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady przetwarzamy dane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli korzystamy z dostawców przetwarzających dane poza EOG, przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie jednego z mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), albo
• standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), uzupełnionych o ocenę skutków transferu oraz dodatkowe środki techniczne, w szczególności szyfrowanie i pseudonimizację.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie.

10. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Serwis działa w oparciu o algorytmy. Trzy mechanizmy zasługują na wyjaśnienie:

Dopasowanie Ofert. System zestawia parametry Twojego zapytania z Cennikami Ofertowymi Gospodarzy i prezentuje dopasowane wyniki, w tym Oferty Łączone. Jest to zautomatyzowane przetwarzanie danych transakcyjnych, a nie profilowanie osób - kryteria dotyczą towaru, terminu i lokalizacji, nie cech osobistych.

Kalkulacja ceny. Cena wynika z wprowadzonych przez Gospodarza stawek jednostkowych i parametrów Twojego zapytania. Nie stosujemy personalizacji cen w oparciu o historię zachowań, dane o urządzeniu ani inne cechy Użytkownika.

Wykrywanie nadużyć. Analizujemy wzorce korzystania z Serwisu pod kątem naruszeń § 11 Regulaminu i prób nieuprawnionego dostępu. Ta analiza może być zautomatyzowana, ale decyzje o zawieszeniu lub zablokowaniu Konta oraz o ograniczeniu widoczności Oferty nigdy nie zapadają wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania (§ 16 ust. 2 Regulaminu). Każdy przypadek weryfikuje człowiek, przed decyzją informujemy o wykrytych nieprawidłowościach i umożliwiamy złożenie wyjaśnień, a od decyzji przysługuje skarga w trybie art. 20 DSA - nieodpłatnie, w terminie 6 miesięcy.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Twoje prawa

Przysługuje Ci:

• prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• prawo sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO),
• prawo usunięcia danych (art. 17 RODO) - z zastrzeżeniem, że nie usuniemy danych, których przechowywanie nakazują nam przepisy podatkowe i rachunkowe albo które są niezbędne do ustalenia lub obrony roszczeń,
• prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO),
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec rozwoju platformy i marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO) - szczegóły w sekcji 6.5,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, tam gdzie zgoda jest podstawą przetwarzania; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Jak z nich skorzystać: wystarczy wiadomość na adres wskazany w sekcji 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach skomplikowanych możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, informując Cię o tym wraz z uzasadnieniem.

Możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić Twoją tożsamość, jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tego, kto składa żądanie (art. 12 ust. 6 RODO). Nie prosimy przy tym o hasła ani dane dostępowe do Konta.

Usunięcie Konta nie zwalnia Cię ze zobowiązań wynikających z Kontraktów zawartych przed jego usunięciem (§ 1 ust. 7 Regulaminu).

12. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych rejestrowych, adresu e-mail, numeru telefonu i NIP jest warunkiem założenia Konta. Bez nich nie jesteśmy w stanie zweryfikować statusu B2B ani zawrzeć umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną - a Regulamin dopuszcza do Serwisu wyłącznie przedsiębiorców.

Podanie danych rozliczeniowych wynika z przepisów podatkowych i rachunkowych.

Podanie danych w celach marketingowych oraz w ramach programu MVP jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania z Serwisu.

13. Pliki cookie i technologie podobne

Serwis wykorzystuje pliki cookie oraz zbliżone technologie przechowujące informacje w Twoim urządzeniu końcowym lub uzyskujące do nich dostęp. Zasady ich stosowania określa art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej, a wymogi dotyczące samej zgody - art. 400 tej ustawy w związku z RODO.

Cookie niezbędne - utrzymanie sesji, uwierzytelnianie, bezpieczeństwo, zapamiętanie wyboru w panelu zgód. Nie wymagają zgody, bo są konieczne do dostarczenia usługi, której zażądałeś.

Cookie analityczne i funkcjonalne - pomiar korzystania z Serwisu na potrzeby celów opisanych w sekcji 6. Stosowane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Cookie marketingowe - nie są stosowane.

Zgodę wyrażasz i wycofujesz w panelu ustawień dostępnym w Serwisie. Odmowa jest tak samo łatwa jak akceptacja - panel zawiera przycisk odrzucenia wszystkich zgód opcjonalnych na pierwszym ekranie. Ustawienia przeglądarki pozwalają dodatkowo zarządzać plikami cookie, przy czym zablokowanie cookie niezbędnych uniemożliwi zalogowanie się do Konta.

Szczegółowy wykaz plików cookie, ich dostawców i czasu przechowywania zawiera odrębna Polityka Plików Cookie.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO. Obejmują one w szczególności:

• szyfrowanie transmisji (TLS) między Twoją przeglądarką a Serwisem,
• przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych - nie znamy Twojego hasła i nigdy o nie nie zapytamy,
• kontrolę dostępu opartą na rolach i zasadzie minimalnych uprawnień,
• rejestrowanie zdarzeń i dostępu do danych,
• regularne kopie zapasowe i testy odtworzenia,
• upoważnienia do przetwarzania danych oraz zobowiązania do zachowania poufności dla wszystkich osób mających dostęp do danych,
• okresowe testy bezpieczeństwa i przegląd konfiguracji.

Odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych dostępowych do Konta spoczywa na Użytkowniku (§ 3 ust. 3 Regulaminu). Jeżeli podejrzewasz, że ktoś uzyskał dostęp do Twojego Konta, zgłoś to natychmiast na adres z sekcji 1.

W razie naruszenia ochrony danych osobowych zgłaszamy je Prezesowi UODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia, a jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności - informujemy również Ciebie bez zbędnej zwłoki (art. 33 i 34 RODO).

Zgłaszanie podatności: jeżeli znalazłeś lukę bezpieczeństwa w Serwisie, napisz na adres z sekcji 1. Nie kierujemy roszczeń wobec osób zgłaszających podatności w dobrej wierze, które nie wykorzystały ich do uzyskania dostępu do cudzych danych.

15. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka może się zmieniać - rozwijamy Serwis i dochodzą nowe funkcje. O każdej zmianie poinformujemy Użytkowników drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, spójnie z trybem zmiany Regulaminu (§ 14 ust. 3 Regulaminu).

Jeżeli zmiana będzie dotyczyć wprowadzenia nowego celu przetwarzania, w szczególności rozszerzenia zakresu przetwarzania w celach rozwojowych, poinformujemy o tym odrębnie i wskażemy podstawę prawną oraz przysługujące Ci prawa przed rozpoczęciem takiego przetwarzania (art. 13 ust. 3 RODO).

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Serwisie. Archiwalne wersje udostępniamy na żądanie.

16. Postanowienia końcowe

Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu jako Załącznik nr 1 (§ 14 ust. 5 Regulaminu). W zakresie nieuregulowanym stosuje się postanowienia Regulaminu, a w razie rozbieżności dotyczących ochrony danych osobowych - postanowienia niniejszej Polityki.

Polityka sporządzona jest w języku polskim. Tłumaczenia na inne języki urzędowe Unii Europejskiej mają charakter pomocniczy; w razie rozbieżności wiążąca jest wersja polska.

Prawem właściwym jest prawo polskie, bez uszczerbku dla bezwzględnie obowiązujących przepisów RODO oraz przepisów państwa Twojego zwykłego pobytu.